Cómo gestionar eficazmente equipos a distancia

Estar a cargo de los equipos en Asia durante los últimos ocho años, soy el primero en admitir que la gestión de personas a distancia es un trabajo duro. ¿Por qué? Porque los equipos remotos están aislados de la comunicación diaria que el resto de nosotros damos por sentado.

Mientras que todo el mundo puede tener claro un proyecto al principio de la semana, el viernes puede ser algo muy diferente. En el transcurso de la semana muchas cosas pasas, charlas y cambios aislados que pueden impactar al equipo que no tuvo acceso a estas conversaciones. No es sorprendente que los miembros de tu equipo remoto puedan estar cinco pasos por detrás de todos los demás. Asumimos que están en la misma página, pero en realidad han sido dejados de lado y se les ha robado la oportunidad de añadir valor.

A lo largo de mi carrera, he descubierto que el secreto para gestionar eficazmente los equipos a distancia es simple: En caso de duda, ¡comunícate! 

Aquí hay seis ideas que he implementado para estar mejor conectado con mi equipo en el extranjero o en home office:

Crear un resumen diario

Al final de cada día, un miembro de mi equipo recopila puntos de discusión sobre proyectos clave. Si hablamos de procesos, asuntos, preocupaciones, o tomamos alguna decisión durante el curso del día - se documenta, se archiva y se envía a los miembros del equipo remoto. De esa manera, nada se pierde en el camino.

He estado haciendo esto con mis equipos durante los últimos años y los resultados han sido muy positivos - los miembros remotos de mi equipo se sienten más incluidos e informados, puedo cerrar las puertas más rápido con menos errores. 

Darles objetivos, tareas y plazos claros

Todos sabemos que la ambigüedad de roles mata el compromiso. Lo último que quiero es que los miembros remotos de mi equipo se sientan aislados del resto del equipo y sobre todo que estén esperando sin hacer nada sus tareas de trabajo. Es crítico hacerles saber exactamente lo que quiero que logren en el próximo mes/trimestre, para que se sientan con poder, independientes y en control.

Durante las reuniones regulares acordamos verbalmente las tareas, los KPI, los objetivos a corto y largo plazo; los documentamos y luego nos referiremos a esto de manera continua. Revisar regularmente para ver cómo van es crítico, particularmente para aquellos que son tímidos o se sienten incómodos al sacar temas. De todas las estrategias de compromiso que he implementado, he encontrado que esta es la más efectiva hasta ahora.

Reconocer sus esfuerzos públicamente

Los equipos remotos a menudo no reciben el "¡Buen trabajo!" verbal que la gente necesita para sentirse motivada. Hago un esfuerzo para reconocer regularmente su contribución públicamente, como en una reunión de equipo o en el correo electrónico del equipo. Esto les ayuda a sentir que sus esfuerzos son reconocidos, valorados y parte del equipo.

No siempre espero a que pase algo "grande" para reconocerlos. Puede ser tan simple como decirles que han escrito un buen correo electrónico o agradecerles por completar una tarea de forma proactiva.

Recientemente, uno de los miembros de mi equipo en Asia presentó alguna información en una conferencia telefónica. Les envié un correo electrónico diciéndole que hizo un gran trabajo en la llamada citando un ejemplo específico: "Me gusta la forma en que manejaste la pregunta X en la llamada". Luego seguí con eso en nuestra siguiente reunión de equipo dándoles unos minutos en la llamada para hablar de su presentación y cómo se sintió. 

Involúcralos en la formación de equipos y en las celebraciones.

Celebrar juntos y crear recuerdos compartidos es una de las mejores formas que he encontrado para unir a mis equipos locales y remotos. Por ejemplo, mi equipo completó un gran proyecto global el año pasado y me dieron presupuesto para llevarlos a almorzar para celebrar.En vez de salir a comer, compramos un pastel en Sydney y organizamos una reunión de equipo por teleconferencia. Mientras estábamos en línea con Singapur, recibieron una llamada en la puerta y fueron sorprendidos con un pastel propio (que yo había organizado a través del gerente de la oficina).

Todos disfrutamos de la celebración del pastel como equipo y es un recuerdo que el equipo de Singapur sigue contando hasta el día de hoy. Hacemos lo mismo para las fiestas - ya sea para intercambiar tarjetas de Navidad, chocolates para el día de San Valentín o cualquier otro evento. A un un pequeño costo, estas cosas hacen que la gente se sienta incluida.

Programar reuniones dentro de su zona horaria

Otra consideración sencilla: si está dirigiendo a personas fuera de tu país, haz las reuniones en un horario conveniente para todos. No comprometas a tus colegas a una reunión durante el almuerzo o antes/después del trabajo, a menos que haya estallado una crisis importante. 

Ralentizar las agendas de las reuniones

Las conversaciones telefónicas son difíciles. Para la gente del lado receptor es a menudo difícil escuchar o interactuar. Es crítico evitar apresurarse en la agenda. Los equipos remotos necesitan una oportunidad para intervenir. Evita las confusiones y haz que tu equipo se sienta escuchado e incluido. Por ejemplo, puedes hacer estar preguntas: 

 "¿Alguien en Asia tiene alguna pregunta?"

"¿Alguien en Australia tiene alguna pregunta?"

"Equipo de Asia - antes de pasar a este tema, ¿tiene algo más que añadir?"

Esto le da a mi equipo remoto una amplia oportunidad de repetir, aclarar o explicar las cosas. Las reuniones son grabadas y distribuidas, y luego son seguidas por una llamada telefónica personal para asegurar que todo fue entendido, y para darles la oportunidad de aclarar las cosas en privado. 

Cuando se trata de dirigir a la gente a distancia, debes hacer un esfuerzo de sobre comunicarte e incluir a todos como parte del equipo. Esto ahce hace que todos ganemos.

Por Marcus Sandmann, Regional Marketing Director para PageGroup en Asia Pacific.